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Melhora da eficiência nos principais processos empresariais de suprimentos com o módulo SAP MM

A Meta é formada por quatro pilares de soluções que são oferecidas aos clientes: Estratégia, Software, AMS e SAP. A partir dos próximos meses, a empresa passará a utilizar o SAP S/4HANA Public Cloud. Um dos serviços disponibilizados na solução, se encontra o SAP MM (Material Management) que engloba a parte de administração de materiais e aborda todas as fases de suprimentos e estoques no sistema.

No S/4 HANA, por exemplo, o módulo MM faz parte do processo de Procure-to-Pay (P2P).

Como na maioria dos sistemas, o SAP é uma “sopa de letrinhas” para aqueles que estão iniciando, uma vez que são encontradas inúmeras nomenclaturas e códigos específicos e o objetivo deste post é auxiliar você a entender o que cada um deles significam.

Quando uma determinada área/setor da empresa ou seu processo produtivo necessita adquirir algum material para consumo, industrialização, aquisição de ativos, ou ainda quando houver a necessidade de executar algum serviço de consultoria ou manutenção se dará início os processos de Sourcing and Procurement no sistema. Os principais processos são:

 

Fonte: Pasit / Sap Education

 

Purchase Requisition = nesta fase do processo é criada a requisição de compras (RC) pelo requisitante da área que necessita do material/serviço. Na criação da RC, o usuário define no sistema para qual empresa/centro (filial)/depósito será a compra, bem como qual a quantidade necessária que será adquirida.

Após a criação, a RC fica disponível para área de suprimentos efetuar a compra efetivamente. A RC é um documento interno: não é utilizado fora da empresa, portanto, normalmente não é impresso pelos clientes.

Vendor selection = o próximo passo do processo é a definição do fornecedor. Nesta etapa, o sistema verifica se existe contrato ativo, ou alguma fonte de suprimento pré-definida para o item que será adquirido. Se não existe, é criada uma solicitação da cotação (RFQ – Request for Quotation), onde é feito a cotação com quantos fornecedores forem necessários.
Os fornecedores podem preencher os dados online ou por e-mail para retornar a cotação.

Posterior a essa etapa, o sistema faz a comparação das melhores condições de preços e prazos e sugere a melhor compra. Diante disso, o comprador escolherá a melhor proposta que lhe atende, e após a sua decisão, a proposta pode ser convertida automaticamente, em um pedido de compra.

Purchase Order (PO) = um Pedido de Compras (Ordem de compras) é um pedido formal ao fornecedor para a aquisição de certos materiais ou serviços em determinadas condições. No pedido estão definidas todas as regras fiscais (impostos), condições de pagamentos, e onde será debitado o custo (normalmente centro de custo, PEP ou ordem). O pedido pode ser criado de forma manual ou automática com base no RC ou solicitação de cotação.

– Estratégia de Liberação = trata-se da aprovação eletrônica de documentos, podendo ser ativada para requisições de compras, pedidos de compras e contratos. O processo de aprovação é configurado conforme a realidade de cada cliente, que define quem serão os usuários aprovadores, a sequência e as alçadas de aprovação (valores).
Por exemplo: Sempre que for criado um pedido de compras o superior imediato aprova, no entanto, dependendo do valor do pedido, pode ser exigido que o fluxo chegue à Gerência e/ou Diretoria para aprovação.

Notify Vendor = com a criação do pedido, é enviada a notificação para o fornecedor, por e-mail, EDI, XML, PDF.  Dependendo da necessidade, é possível imprimir a notificação.

Vendor Shipment = nesta fase, o fornecedor produz e envia a mercadoria para o cliente ou executa o serviço contratado.

Goods Receipt = no momento da entrada de mercadoria (EM) é realizado o lançamento no estoque de mercadorias provenientes de um fornecedor ou provenientes da produção. No SAP, o tipo de movimento é que determina qual a finalidade de uso/processo, por exemplo:

  • 101 – Entrada da mercadoria por pedido para o depósito
  • 122 – Devolução ao fornecedor
  • 201 – Consumo para centro de custo vindo do depósito
  • 561 – Carga inicial do estoque

No caso de serviços, o apontamento dos serviços realizados é feito pela folha de registro.

Quando é feito o recebimento da mercadoria, alguns de eventos acontecem automaticamente no sistema. Dependendo do processo que está sendo executado, cria-se um ou mais eventos:

  • Um documento do material é criado.
  • Um documento contábil é criado.
  • As quantidades são atualizadas no estoque.
  • O valor do estoque do material é atualizado.
  • O pedido de compras é atualizado.

 

Invoice Receipt = neste momento, é feita a entrada da nota fiscal do fornecedor no sistema.

A entrada da nota pode ser executada manualmente ou de modo automático, quando o cliente possui configurado no sistema a automação da entrada (Inbound).

Nesta etapa acontece também a revisão de faturas, que são validações realizada antes de continuar o processamento da entrada da nota fiscal no sistema.

Algumas validações são: se o pedido de compras tem saldo disponível e se está liberado, se o fornecedor não está bloqueado ou se a quantidade, preço e impostos recebidos na nota fiscal / XML são os mesmos que estão no pedido de compras no SAP.

Caso existam inconsistências, o processamento da entrada da nota é bloqueado, para que sejam feitos os ajustes necessários. Neste caso, o comprador deverá ajustar o pedido de compras ou solicitar para que o fornecedor emita uma nova nota fiscal com as informações corretas.

Após efetuar a entrada da nota fiscal, é criado automaticamente o documento para pagamento do fornecedor, considerando os prazos determinados no pedido de compra.

Payment Vendor = por fim, é feito o pagamento do fornecedor.

Acima, tento colocar de forma simples e breve, um resumo dos principais processos de suprimentos. Porém, vale ressaltar que temos outros processos, como: determinação automática de contas, determinação e impostos, inventário físico, MRP de material, administração de estoque e os dados mestres (que são os cadastros dentro do sistema).

É importante mencionar, que temos também toda a parte de Fiori, que permite acessar as rotinas diárias do usuário por meio de aplicativos que funcionam perfeitamente em computadores, tablets e smartphones.

Conforme consta no site da SAP, o objetivo do SAP S/4HANA Public Cloud, na área de Sourcing and Procurement, é inovar processos de aquisição para reduzir tarefas manuais e aumentar a eficiência, melhorando os processos de renegociação e conformidade de contratos com a análise preditiva.

Como já divulgado, uma das ações para concretizar a visão 2020 da META, cujo objetivo é dobrar a empresa e ser líder nacional em SAP S/4HANA, é a implementação do SAP S/4HANA Public Cloud.

Nos próximos meses, faremos a implementação do SAP S/4HANA Public Cloud, entrando no rol das únicas três empresas aptas a oferecer o Public Cloud no Brasil. Se você quiser quer conhecer mais sobre esse projeto entre em contato com a Meta.

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