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Dicas para reuniões mais produtivas

O momento atual nos faz refletir ainda mais sobre as iniciativas corporativas para integração e comunicação assertiva entre equipes de trabalho. Nestes tempos de isolamento social, em que os profissionais estão se adaptando ao trabalho remoto, algumas práticas ganham ainda mais importância para manutenção da produtividade.

Fazer uma boa gestão do tempo no trabalho é fundamental para quem busca agilidade e alta performance. Ao realizar reuniões, o objetivo a ser alcançado é que os encontros resolvam problemas, movimentem os temas e preparem as equipes para avanços no desenvolvimento do trabalho, integrando e engajando os envolvidos no processo.

Compartilho algumas dicas práticas que visam otimizar as reuniões entre equipes no formato remoto, buscando potencializar ao máximo os encontros e facilitar a interação:

Avalie individualmente a necessidade de envolver cada convidado. Faça também a distinção entre a presença ser obrigatória ou opcional. Muitas ferramentas permitem consultar à disponibilidade de horário dos colegas, leve as informações em consideração no momento do agendamento.

Tenha uma pauta. Compartilhe a pauta da reunião antes do encontro, para os envolvidos já estarem cientes dos assuntos que serão tratados. Caso haja necessidade de preparação de documentos ou coleta de informações antes da reunião, deixe os profissionais cientes de suas responsabilidades e contribuições.

Prepare um ambiente adequado. Teste previamente o uso da ferramenta e fones de ouvido. O ideal é manter a câmera aberta durante as interações, aumentando a percepção de integração. Atente-se ao cenário visível atrás de você e garanta o mínimo de interrupções. Mantenha seu microfone no mudo durante a fala dos outros participantes.

Respeite os horários de início e fim da reunião. Ao se comprometer com a agenda, dedique sua atenção aos temas discutidos no momento, mantendo o celular e demais distrações de lado.

Faça uma ata do encontro. Eleja um responsável para esta tarefa, e mesmo que de maneira simplificada, faça o registro dos temas tratados na reunião e quais as principais decisões tomadas.

Liste as atividades decorrentes do encontro. A popular lista de “To Do” auxilia no avanço das demandas, trazendo uma visibilidade dos próximos passos. Importante definir prazos e responsáveis, agendando um follow-up para acompanhamento das atividades.

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