A automação de processos robóticos auxilia na redução de tarefas repetitivas
Já é quase um clichê, ou melhor, uma verdade universalmente conhecida, que as inovações na área de Tecnologia da Informação (TI) viabilizaram a presença massiva de computadores, tablets e celulares, com seus mais variados aplicativos, em empresas e fora delas. Consequentemente, a implementação de qualquer recurso facilitador do cotidiano tornou-se muito mais fácil e ágil, precisando apenas, em muitos casos, da capacidade intuitiva do usuário. É nesse cenário que se consolida a cada ano a automação de processos robóticos ou RPA (do inglês Robotic Process Automation), definida de forma geral como a tecnologia de software que permite a criação de robôs, os “bots”, de forma simples e prática.
E, como já se sabe, os “bots” vêm sendo utilizados nas mais diversas áreas, da indústria farmacêutica ao setor financeiro, passando também pelas mídias sociais e pelo campo das comunicações.
Se o seu uso é amplamente difundido, devemos enfatizar ainda mais as múltiplas funções e tarefas que esses robôs podem desempenhar em diferentes ambientes corporativos, executando tarefas que exigiriam muito mais tempo se fossem realizadas com as ferramentas que eram aplicadas até pouco tempo atrás. A realização de cálculos, o levantamento e a extração de dados ou a movimentação de informações arquivadas são alguns exemplos do que os “bots” podem fazer.
Parecem trabalhos simples, cotidianos, e sem muita importância, não é mesmo? De fato, são operações básicas, mas tomam tempo e requerem atenção. No entanto, limitar a RPA a esses procedimentos corresponderia a apresentar esse recurso de forma superficial demais, desconsiderando suas competências tecnológicas.
É preciso salientar que a automação robótica é capaz de efetuar essas atividades básicas, mas essenciais, que se tornam “pedrinhas no sapato” para líderes e colaboradores que desejam acelerar processos, diminuir ou eliminar erros e aumentar a produtividade. A ideia é que o tempo gasto nessas operações seja destinado para a tomada de decisões, a redução de custos e a facilitação do fluxo de trabalho.
E não se restringe a isso: a automação robótica também se aplica à execução de tarefas mais complexas, envolvendo um grande volume de dados e informações, as quais são analisadas de forma precisa e rápida, se compararmos à habilidade humana ou a recursos tecnológicos pertencentes a gerações anteriores.
Vale dizer, entretanto, que a automação robótica de processos não coloca a figura humana em segundo plano. Pelo contrário, ela permite que atores e stakeholders envolvidos possam dirigir seus esforços a ações voltadas para uso da inteligência humana em processos que exigem percepção, competência cognitiva e capacidade de liderança.
Por que automatizar processos?
De certa forma, o que já foi mencionado no item anterior seria (quase) suficiente para justificar a implementação de soluções de RPA em empresas de pequeno, médio ou grande porte que desejam alcançar a transformação digital plena. Porém, para compreender de forma mais aprofundada o modo como a automação robótica é um grande aliado de qualquer líder e sua companhia, vamos analisar alguns pontos importantes.
Primeiramente, dissemos que os “bots” colaboram para o aumento de produtividade. De que forma? Além de ficarem responsáveis por tarefas repetitivas e demoradas, algumas até manuais, que levariam vários cliques e horas de trabalho humano para serem concluídas, os robôs da RPA são extremamente simples de operar, quase como fazemos com nossos celulares, e não exigem uma alteração complicada nas interfaces usadas pelas companhias. Há, consequentemente, um aumento de desempenho, um maior engajamento dos funcionários e mais agilidade em atividades de gerenciamento e tomadas de decisões por parte dos setores de chefia e departamentos.
Em segundo lugar, a eliminação de erros assegura uma maior precisão na entrega de produtos e serviços, facilitando o cumprimento de prazos e garantindo a satisfação dos clientes. Essa particularidade demonstra que a automatização de tarefas com o uso de “bots” se combina com a cultura corporativa dos dias de hoje, que dirige sua atenção à busca por melhores práticas organizacionais, visando maior competitividade e qualidade associada ao nome da empresa.
Eliminar falhas também torna possível a entrega de relatórios financeiros precisos, contendo muitos dados e detalhes das transações bancárias ou gastos orçamentários, demonstrando a transparência e o comprometimento com a responsabilidade financeira. Com isso, a empresa acaba sendo referência em confiabilidade, elemento essencial para a fidelização de clientes e a difusão de sua qualidade por meio destes. Não podemos nos esquecer que clientes fidelizados são também excelentes meios de propaganda e expansão das marcas.
Outro aspecto relativo à interação empresa-clientes é a facilidade de diálogo. A automação de processos robóticos também se aplica ao envio de soluções e respostas rápidas às dúvidas dos clientes, à resolução rápida de problemas já vivenciados anteriormente e à diminuição no tempo de atendimento. Assim, a agilidade toma conta do ritmo de funcionamento de todos os setores e chega ao cliente, satisfazendo suas expectativas em menos tempo.
Como afirma Rômulo Monteiro, RPA Coach da Meta, “O RPA, no âmbito da transformação digital, é uma espinha dorsal que trabalha junto com outras tecnologias. Hoje, o RPA vai ao encontro do Hyperautomation, onde há várias tecnologias integradas, funcionando em conjunto”.
Fechando o ciclo de ganhos com os softwares de automatização, destaca-se a facilidade e flexibilidade de aplicação.
Agora que vimos as vantagens de aplicar a automatização em processos de negócios, precisamos analisar alguns exemplos para compreender de que modo isso ocorre na prática e como podemos implementar robôs de software em empresas de diversos segmentos.
Como funciona a automação RPA? Exemplos práticos.
Há muitos tipos de “bots” e ferramentas de automação de processos robóticos que se voltam para a transformação digital, por isso, é preciso contar com agentes especializados com as competências necessárias para auxiliar na escolha dos melhores e mais apropriados recursos, de acordo com as demandas de cada empresa e seu setor de atuação.
Do mesmo modo, esses agentes e companhias especialistas revelam como as instituições de diferentes segmentos “reagem” à introdução das soluções de RPA que pretendem automatizar as tarefas, dinamizando os processos de negócios.
No setor bancário, por exemplo, há uma imensa quantidade de dados e cifras, tornando-se uma fonte de estresse para qualquer funcionário que tenha que lidar com todo esse universo. A introdução de robôs de software em bancos, combinados com Inteligência Artificial (IA), agiliza processos operacionais como migração de dados, facilitação de empréstimos, gerenciamento de contas e a compilação de informações e cifras de valores.
Já na indústria 4.0 (que relaciona dados, Internet das Coisas e computação em nuvem), o conceito de “automação inteligente de processos” ou IPA (Inteligent Process Automation) está ganhando cada vez mais espaço. Agilizadas pelo analytics e muitas vezes combinadas com a tecnologia 5G, as atividades corporativas se tornam muito mais otimizadas, do setor de produção à liderança, que passa a definir estratégias com maior certeza e efetividade.
É o que destaca Rômulo Monteiro, da Meta: “Com RPA podemos fazer conexões entre soluções. Pode ser feita uma conexão entre uma ‘leitura inteligente’ e documentações, que o RPA por si só, seria incapaz de fazer, por exemplo. Além disso, é possível atribuir Machine Learning a esta solução, que é algo que já é feito no reconhecimento de documentações”, ressalta Rômulo Monteiro da Meta.
O resultado: monitoramento constante de dados relativos a serviços e produtos, eliminando possíveis falhas na cadeia de produção, automação de informações relacionadas à área de logística e acompanhamento em tempo real de métricas.
A implementação de bots de software aliados a outros recursos teve seu grande momento entre 2018 e 2022 no campo da medicina e indústria farmacêutica: a união de RPA e o Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), por exemplo, permite a eliminação da introdução manual de dados, reduzindo consideravelmente o tempo de tarefas administrativas em hospitais e clínicas. Essa aliança tecnológica também permite que médicos e profissionais da saúde possam acessar prontuários e diagnósticos rapidamente, facilitando o trabalho de atendimento e garantindo mais precisão a partir da comparação e do estudo de dados anteriores ou casos clínicos semelhantes.
É importante salientar que a aplicação da automação de processos robóticos oferece milhares de possibilidades, pois permite que outras soluções em automação possam ser elaboradas e aplicadas nos mais diversos segmentos, com o objetivo de monitorar e assegurar a garantia de qualidade de produtos e serviços de uma empresa. Deste modo, os robôs de softwares, podem ser extremamente úteis para o acompanhamento de processos e em situações que podem apresentar operações disfuncionais, evitando-as.
Automação de processos robóticos para o futuro das empresas
Em estudo realizado entre 400 executivos de médias e grandes empresas do hemisfério norte (Canadá, Estados Unidos e países da Europa), constatou-se que as empresas pretendem avançar muito rapidamente em direção à sua maturidade digital, inclusive pelo fato de que a transformação tecnológica já é uma realidade. Companhias que ainda não buscaram a maturidade digital através da introdução de recursos como a RPA, a IA e o OCR, entre muitos outros, invariavelmente ficarão para trás nesse novo mercado competitivo que se apoia na tecnologia mais avançada que temos ao nosso alcance.
Esse estudo não apenas traz esse dado importante (do qual já suspeitávamos e não chega a ser uma novidade), mas também revela que executivos C-levels já perceberam que o futuro das suas organizações precisa de maior governança através da ferramentas como a RPA e têm se questionado o que podem fazer com esse trunfo.
Entre as diversos objetivos mapeados nessa pesquisa estão: o aumento da complexidade dos processos automatizados para que as soluções de RPA possam também automatizar as operações de “ponta a ponta” (end-to-end); aumentar o número de funcionários na equipe de automatização; padronização de recursos de RPA e sua combinação com estratégias “multi-plataforma”; e a aplicação de robôs de software em diferentes setores corporativos.
Link do estudo completo: https://www.blueprintsys.com/hubfs/State-of-Automation-2022.pdf
É claro que a consequência imediata salta aos olhos de funcionários, líderes, clientes e parceiros externos: as empresas que aplicam automação em seus processos, ganham em capacidade e visibilidade, além de estar à frente de concorrentes e das próprias expectativas, estabelecidas antes da implementação de soluções tecnológicas desse porte.
Então a solução para a transformação digital está em aplicar a automatização por meio de robôs de software? Super simples!
Vamos com calma. Sem dúvida que a RPA é um passo importantíssimo para essa maturidade digital que se dirige a uma maior produtividade, redução de custos e facilitação dos fluxos de trabalho. Mas, como vamos ver a seguir, não se trata apenas de introduzir um “bot” e pronto. É preciso escolher com sabedoria qual ferramenta implementar para obter os resultados esperados. E isso é possível quando contamos com a orientação de empresas especialistas no assunto, capazes de entender a cultura organizacional da companhia, o setor de que faz parte, entre muitos outros aspectos. Também precisamos ver se há “contras” na aplicação da automação de processos de negócios.
Como escolher a solução de RPA ideal? Há alguma “contra-indicação”?
As inúmeras possibilidades de aplicação da automação de processos robóticos pode deixar qualquer gestor confuso. Mais ainda, a dúvida sobre o uso correto dessas tecnologias acaba se transformando em muitas perguntas. Por exemplo: qual solução escolher? Ou: em que circunstâncias o uso de “bots” não seria adequado?
Antes de qualquer implementação, é preciso fazer um mapeamento das fragilidades da empresa e os fatores que têm atuado para que a transformação digital não ocorra plenamente. A partir dessa análise, que deve ser conduzida com o auxílio de especialistas, gestores e profissionais perceberão qual é o setor que precisa de maior agilidade e aumento de produtividade, ou mesmo redução de custos. A imagem abaixo dá uma ideia geral de como essas etapas acontecem:
Se o problema estiver, por exemplo, numa frequência elevada de erros em cálculos ou interpretação de dados financeiros, é possível combinar a RPA com a Inteligência Artificial: ambas podem analisar uma grande quantidade de cifras, utilizando-as para criar um algoritmo, o qual servirá como um referencial para identificar erros, calcular projeções e examinar métricas.
Essa união entre RPA e IA não apenas eliminaria esse entrave, como também tornaria viável o processamento de dados de forma escalável, ou seja, de forma a ser reproduzido em outros setores que apresentam dificuldade em trabalhar com um número de dados muito alto.
A escalabilidade também se refere ao planejamento estratégico e ao crescimento contínuo, o que inclui a capacitação e formação continuada dos funcionários de vários níveis e setores, para torná-los aptos a aplicar com segurança as soluções que devem ser implementadas e atualizadas. Esse treinamento deve incluir testes prévios, que são registrados e documentados para que todos tenham acesso às etapas de implementação e assim possam compreender o papel de cada uma no processo como um todo.
Assim, a única “contra-indicação” ao uso de RPA em ambientes corporativos consistiria na falta de planejamento e habilitação para o uso da melhor ferramenta tecnológica disponível ou sua combinação com outros recursos digitais.
Em suma, é preciso contar com a orientação específica de experts nessa área para assegurar que toda a operação, do mapeamento da empresa à manutenção da solução de RPA escolhida, tenha o acompanhamento certo e o olhar atento de profissionais experientes para que ocorra da melhor forma possível, resultando numa transformação digital à altura das demandas atuais de mercado.
Automação de processos robóticos em sua organização.
É preciso deixar claro para todos os que atuam em empresas e instituições que, mais que uma tendência de mercado, a automação representa a aplicação da tecnologia e dos dados para a criação de novas oportunidades no cada vez mais amplo universo digital.
No entanto, como foi apontado anteriormente, esse desenvolvimento em direção à maturidade digital requer a atenção de quem realmente conhece as mais recentes propostas em transformação tecnológica, isto é, empresas e especialistas que já atenderam diversas entidades em diferentes segmentos, que obtiveram resultados comprovadamente positivos nos fatores aumento de desempenho, redução de despesas, engajamento e capacitação de funcionários e satisfação de clientes.
No caso específico da RPA, a Meta conta com profissionais com experiência em automatização de tarefas e aplicação de “bots” de software. Para isso, deixa à disposição do cliente o departamento de Automação e Otimização de Processos Robóticos, elaborado e formado por profissionais capacitados para conduzir a implementação de soluções que aliam RPA, IA, BPO e outros recursos tecnológicos, desde o primeiro passo.
Além disso, sua parceria com empresas líderes como a UiPATH reforça sua expertise e a constante atualização e inovação, o que proporciona ao cliente a certeza de estar fazendo a escolha mais adequada para alcançar a maturidade digital tão desejada.
Maksine Baldin, Analista de RPA da Meta, ressalta esse aspecto: “Destacando-se no mercado, a Meta conta com serviços que unem o BPM (Business Process Management ou gerenciamento de processos de negócios) e o RPA Coach. Com este serviço, é possível desenhar o fluxo de trabalho e um roadmap de automações junto aos clientes, o que permite realizar melhorias ao longo do processo”.
Assim, a Meta pode oferecer várias soluções em automação robótica para a execução eficiente de tarefas de acordo com o perfil do seu cliente, viabilizando a melhoria dos pontos frágeis e o aperfeiçoamento dos pontos fortes, dentro de um cenário tecnológico que atenda à realidade atual dos mercados.
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