Compreendendo o Sistema de Gestão Integrada

 

Independentemente do porte de uma empresa ou do número de setores que abrange, é indiscutível que a tecnologia permite um melhor gerenciamento e organização, trazendo alto rendimento em prazos muito menores. E é sobre isso que vamos falar: sistema de gestão integrada.

Hoje em dia, as ferramentas digitais disponíveis são as mais variadas e, para qualquer gestor ou líder, fazer a escolha certa de qual recurso aplicar envolve uma pesquisa prévia, aprofundada e consciente, tomando em consideração os prós e contras de cada um desses recursos. A ideia é que a nova solução não apenas coopere no âmbito da obtenção de resultados e de uma gestão de qualidade, mas que esteja de acordo com o mindset e a cultura organizacional.

É exatamente nesse cenário que se encaixam os Sistemas de Gestão Integrada (SGI): softwares que agilizam ações e, principalmente, organizam os projetos que estão em fase de planejamento ou em curso, o armazenamento e a difusão interna e externa de informações e as tomadas de decisões, atingindo de forma positiva todos os stakeholders ligados à empresa. 

O sistemas de gestão integrada é de grande valia para que a empresa cumpra suas metas ou até mesmo obtenha, se quiser, as certificações ISO9001, ISO45001, ISO14001, que garantem a entrega de serviços de qualidade, o cumprimento das normas de segurança no trabalho e a sustentabilidade, respectivamente.

Além disso, o sistemas de gestão integrada coopera para que o tema da responsabilidade social não saia do foco da companhia. A Meta, que oferece soluções integradas como o SAP S4HANA e o SAP Fiori, compreende a importância desses valores de cada parceiro e cliente. 

Agora que sabemos o que é um Sistemas de Gestão Integrada e sua relevância, precisamos falar sobre seus objetivos, características e o que ocorre quando é implementado em um ambiente empresarial de qualquer porte ou área.

Qual o objetivo do sistema de gestão integrada?

 

O objetivo de um sistemas de gestão integrada é centralizar e facilitar o acesso às informações e colocar em ordem os diversos componentes que fazem parte de um ambiente corporativo. Mas esse não é o único objetivo, há muitos outros participando desse instrumento tecnológico e tornando-o um elemento-chave para que a transformação digital aconteça para valer. Vamos ver alguns exemplos do que o sistema de gestão integrada pode fazer por uma empresa:

 

• Colocar a pessoa humana no centro dessa digitalização, atuando como suporte para que os profissionais envolvidos otimizem ainda mais suas atividades;
• Garantir a transparência dos processos internos e das operações realizadas em todos os setores;
• Promover um uma interação mais direta e fluida entre departamentos e colaboradores;
• Melhorar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos, resultando em mais engajamento e motivação por parte dos funcionários;
• Alcançar maior eficiência em menos tempo;
• Ajudar no controle financeiro de forma mais precisa;
• Economizar recursos e insumos, trabalhando na redução de custos e se alinhando com a questão ambiental;
• Auxiliar na contratação de um serviço ou funcionário terceirizado;
• Reduzir as falhas, evitando o trabalho dobrado dos colaboradores, um fator que atrasa entregas e quebra a confiança do cliente.

 

Se olharmos bem essa lista, perceberemos que o sistemas de gestão integrada, ao mesmo tempo que incentiva a transformação digital, não perde de vista a aproximação entre pessoas, colocando-as como ponto central de toda e qualquer atividade, princípio que, aliás, também faz parte da cultura da Meta.

Como implantar o sistema de gestão integrada? 

 

Antes de apresentar alguns dos passos necessários para a implementação de um sistemas de gestão integrada, vale destacar novamente que essa integração entre setores e segmentos torna possível que colaboradores e líderes estejam a par, ao menos de uma maneira geral, dos diferentes planos e metas da empresa. Mais uma vez, a ideia é que o indivíduo esteja à frente dessa dinâmica transparente, contando com o suporte da tecnologia para uma gestão de qualidade.

A primeira ação consiste na escolha adequada do software de sistemas de gestão integrada, considerando aspectos como: área de atuação da empresa, processos internos, necessidade de redução de custos, volume de entregas e clientes, participação ativa de colaboradores e líderes, entre outros. 

Assim, é muito importante realizar uma pesquisa inicial, como em qualquer situação que envolve a compra de um produto. Após essa etapa, ficará mais fácil definir o recurso a aplicar. Nesse sentido, destacam-se como tendência de mercado os chamados SaaS (Softwares as a Service, em português Soluções de Software como Serviço). Mas por que os SaaS viraram tendência e por que empresas de campos tão diversos estão optando por eles? Bem, é uma tecnologia de computador em nuvem, repleta de vantagens interessantes:

 

• Agiliza a transformação de ativos em capital, isto é, lucro;
• Assegura um sistema aberto e transparente para todos os stakeholders;
• É acessível, de modo que podemos usá-la em qualquer lugar e de forma muito fácil;
• Pode ser aplicada nos mais diversos setores da indústria, do comércio e das trocas internacionais, sendo, portanto, customizável e “elástica”.

 

É aí que especialistas como a Meta entram com seu conhecimento, auxiliando no processo de transformação digital das empresas, isto é, colaborando com a aplicação de recursos tecnológicos como os SaaS, por exemplo, para que seus clientes consigam integrar sistemas, operações e comunicação e alcancem a maturidade digital de que precisam. 

De volta à introdução de um sistemas de gestão integrada. A segunda etapa é o planejamento estratégico. Contando com a cooperação e integração de todos os setores e colaboradores (que estarão totalmente por dentro do processo), gestores e líderes realizam um levantamento de dados. Em outras palavras, é preciso fazer um estudo dos dados de cada setor, incluindo falhas e sucessos. Essa análise permitirá descobrir a forma mais apropriada de implementar um determinado sistemas de gestão integrada, e também selecionar de forma responsável e inteligente a ferramenta que tornará possível essa “revolução digital” dentro do ambiente de negócios.

A terceira etapa ajuda no cumprimento das normas e se alinha à cultura organizacional da empresa, sempre mantendo as equipes e colaboradores em harmonia. É verdade que o grande alvo é a transformação digital, mas sem jamais perder de vista os pilares da empresa nem a figura humana em seu centro. Claramente, esta fase é a da estruturação da política do sistemas de gestão integrada para a integração de setores e o cumprimento das finalidades e operações. 

A quarta parte dessa implantação passa pelo estudo e avaliação das legislações nacionais e internacionais, especialmente se um dos objetivos da companhia que aplica o sistemas de gestão integrada é alcançar outros mercados, fora de sua região ou país. 

 

Quais os desafios de implementar um SGI? O que se deve levar em conta?

 

Não podemos deixar de mencionar que a implantação de uma solução digital como um sistemas de gestão integrada não ocorre da noite para o dia. É algo gradual e contínuo, que necessita do apoio da empresa que oferece essa ferramenta e orienta seu uso adequado em todas as etapas. Até chegar a uma integração total dos departamentos da companhia e na maturidade digital que se deseja, são necessários paciência e tempo, às vezes alguns meses. 

Como afirma Ricardo Magano, Gerente de Operações e Serviços da Meta: “Os sistemas de gestão integrada permitem entregar valor de forma fragmentada: ou seja, fracionando sistemas e as entregas dentro de cada módulo em que é implementado. Ao introduzir o SAP como um sistemas de gestão integrada, a organização pensa a sua empresa como um todo. Assim, ao viabilizar uma sprint ou entrega de valor, o sistema legado adquire relevância, pois os impactos ocorrem considerando a totalidade da plataforma de trabalho”. 

E tudo isso pode levar algum tempo. Porém, não devemos pensar em perda de tempo, pelo contrário: esse período é muito importante, pois também ajuda a capacitar todos os funcionários a usar o novo sistemas de gestão integrada com segurança e tranquilidade. 

É o caso da Bruning*, empresa familiar da área de produção de veículos e cliente da Meta, com mais de 2.800 colaboradores. A companhia utilizava um sistema particular, mas que se revelou incapaz de seguir seus avanços e as novidades do mercado. Ainda mais grave, era cada vez mais complicado centralizar informações e alcançar uma gestão de qualidade, o que inviabilizava a obtenção de resultados a médio e curto prazo e comprometia seu próprio crescimento.

 Após efetuar todas as etapas de implementação do sistemas de gestão integrada escolhido, o SAP, e contando com o acompanhamento constante da Meta ao longo de toda a operação, a Bruning*, em apenas 8 meses, revisou todos os processos de gestão, fechando negócios 4 vezes mais rápido, com uma agilidade nunca vista antes. Atividades, produção e entregas eram acompanhadas em tempo real pelos líderes e colaboradores. Essa é a maturidade digital de que falamos e que com certeza boa parte dos gestores gostaria de ver em suas companhias. 

Mas por que escolher o SAP? Haveria alguma outra opção?

É o que vamos ver a seguir.

 

O sistema SAP S/4HANA e o SAP Fiori

 

A SAP é uma empresa internacional com sede na Alemanha que se dedica à criação de soluções para o gerenciamento de informações e registros empresariais. Seu sistema se fundamenta na integração de dados para encontrar soluções para os negócios, resultando numa gestão de qualidade. 

Para isso, facilita o relacionamento direto entre clientes, vendedores, fornecedores, coopera para um ordenamento do setor financeiro e ajuda na parte de produção, logística e trocas comerciais. E a Meta se tornou Golden Partner da SAP, consolidando junto a ela seu nome no mercado brasileiro e também fora do território nacional. 

Em 2010, a SAP lançou seu software, o SAP S/4HANA, para as empresas alcançarem a transformação e a maturidade digitais em pouco tempo. Sua estrutura tecnológica permite uma agilização de operações e processos de todos os setores, cooperando para que a companhia que o implementa obtenha todos os resultados esperados e, principalmente, não fique atrás das concorrentes. 

Mas a “cereja do bolo” do SAP S/4HANA é abrir o espaço para que o crescimento continue, desta vez de uma forma integrada, satisfatória e tecnologicamente adequada para as demandas da atualidade.

Como salienta Ricardo Magano: “Temos no SAP um completo sistema de gestão integrada, pois, através de seus diferentes módulos, a implementação das soluções possibilita a entrega de valor para equipes de testes e validação. E no momento de entregar a totalidade da solução em SAP, esta se transforma em uma solução que atende à grande parte das operações e processos de uma organização”.

Já o SAP Fiori consiste em um conjunto de elementos que fornece designs para a criação de aplicativos para empresas. Deste modo, os desenvolvedores podem usar elementos do SAP Fiori para elaborar apps que podem ser usados intuitivamente e em qualquer dispositivo, deixando a experiência do usuário fácil e interessante. E tem mais um detalhe: ele é compatível com o SAP S/4HANA. Em resumo, é uma outra forma de inovação, um sistema especial para criar apps para a sua empresa que vai lado a lado com as outras tecnologias oferecidas pela Meta.

É claro que muitas companhias, mesmo após o levantamento de dados e todos os passos para a seleção do sistemas de gestão integrada, ainda podem ter dúvidas quanto à própria escolha e se esta vai cooperar com a transformação digital esperada. Diante desse eventual (mas muito raro) problema, a Meta oferece garantia e apoio aos seus clientes que buscam uma gestão de qualidade.

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Sistema de Gestão Integrada e a Meta Experience

 

Os gestores da Bruning*, que ficaram super satisfeitos com o SAP, passaram antes pela Meta Experience e a definiram muito bem: é uma espécie de “test-drive” do sistema, tranquilizando o cliente e acompanhando cada passo do processo de implementação sem deixar colaboradores e funcionários sozinhos para descobrir como tudo deve ser utilizado. 

Assim, todos podem experimentar, durante um determinado prazo, as vantagens de um sistema como o SAP S/4HANA, ganhando um maior controle dos processos internos e direcionando esforços para alcançar uma gestão integrada. 

Antes da contratação, portanto, é possível avaliar todos os detalhes, eventuais dificuldades na aplicabilidade, além de conversar diretamente com a Meta sobre qualquer dúvida que possa aparecer. 

Esse diálogo e a possibilidade de testar esse sistemas de gestão integrada é mais um benefício oferecido aos parceiros e clientes, demonstrando um compromisso com a qualidade e, principalmente, uma preocupação com o real desenvolvimento e florescimento de quem pretende implementar um produto . 

Porém, como foi dito anteriormente, nada ocorre através de um passe de mágica. Devemos dedicar um certo tempo e realizar um trabalho conjunto com os atores desse processo que introduz e aplica uma tecnologia que leva a uma transformação e maturidade digitais requeridas na atualidade.

 

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